زاد الاعتماد على البريد الإلكتروني في العمل خلال السنوات الأخيرة، فهو يسهل عملية التواصل بين فروع الشركة المختلفة في مناطق أو دول متباعدة ربما حول العالم، أو بين الموظفين داخل المكتب الواحد، فبكلمات رسالة إلكترونية بسيطة يسهل التواصل بين كل أعضاء فريق العمل.
لكن هناك قواعد يجب مراعاتها عند إرسال الرسائل، يمكن تسميتها «إتيكيت كتابة بريد العمل»، والتي تعكس كفاءتك وخبرتك المهنية.
اجعل رسالتك واضحة ومختصرة
تجنب رسائل البريد الإلكتروني الطويلة التي تحتوي على معلومات غير متعلقة بهدف الرسالة، وحدد بإيجاز ماذا تريد من الرسالة. هل تطلب معلومات عن شيء ما أم تبلغ بقرارات أم تسأل عن أمر خاص بخطط العمل؟ فقط كن واضحا قدر الإمكان.
لا تبالغ في تنسيق رسائلك
لا تلجأ لاستخدام التنسيقات المبالغ بها وتزيين صفحة بريدك المرسلة بأحجام وألوان مختلفة من الخطوط، أو وضع خلفيات ملونة وصور، فكل ذلك يشتت انتباه المستقبل ويجعل رسالتك مزعجة بالنسبة له. كما أن الصور المرسلة بلا هدف تزيد من حجم ملفاتك وتبطئ وصول رسالتك لمستقبلها.
رد بسرعة
لا تنتظر كثيرا للرد على رسالة إلكترونية أرسلها مديرك أو زميل لك يطلب منك تنفيذ مهمة ما أو اتخاذ قرار أو طرح فكرة متعلقة بالعمل. اجعل ردك سريعا، وحتى إن احتجت إلى وقت للتفكير فيما طلب منك أرسل رسالة توضح ذلك.
أدوات الرد التلقائي
إذا كنت ممن لا يتصفح بريده كثيرا خارج المكتب وأوقات العمل، يمكنك اللجوء لأدوات الرد التلقائي على من يرسل لك، لتوضح أنك سوف ترد في أقرب وقت، مما يشعر المرسل باهتمامك ويؤكد له أن رسالته وصلتك.
تجنب جعل كل رسائلك بأولوية عالية
لا تضع علامة الأولوية العالية والأهمية القصوى على كل رسائلك التي تبعثها لفريق العمل، وحاول أن تستخدم هذه العلامة فقط مع الرسائل المهمة فعلا التي لا تحتمل التأخير في الرد، لأن تكرار استخدامها يجعل متلقي الرسائل يتجاهلها مع الوقت لفقدانه الثقة في أهميتها الحقيقية.
فكر قبل الرد الجماعي
في حال وصلتك رسالة لها أكثر من متلقٍ، فكر جيدا لمن سترسل ردك، للجميع أم لشخصٍ بعينه أم لأشخاص من غير المذكورين في الرسالة الأصلية. فالرد الدائم على الجميع يجعل رسائلك مزعجة لأنها تصلهم سواء كانت تخصهم أم لا.
استخدم عنوانا مهنيا لبريدك
استخدم اسمك الحقيقي أو اسم شركتك أو كلمات تعكس طبيعة عملك بشكل محترف ومهني لعنوان بريدك الإلكتروني الخاص بالعمل، ولا تستخدم الأسماء المزيفة والمستعارة لأنها تعطي انطباعا سيئا عنك كطالب للعمل في أي شركة، وتعكس عدم خبرتك في التعامل الرسمي.