التقرير هو اختصار العمل في ملف قصير ومباشر، وعادة ما يكون لهدف معين وجمهور محدد، ويقدم التقرير عرضا للموضوع المعنيّ، وتحليله، وعرض توصيات بشأنه، ويجب أن يكون محتواه واضحا ومباشرا ومنظما، والآن نتعرف على كيفية كتابة تقرير بشكل احترافي، من خلال وضع مخطط مناسب لتصبح عملية الكتابة أسهل وأسهل.
أنواع التقرير
يختلف نوع التقرير من نواح عديدة أهمها:
- كون التقرير رسميا أو غير رسمي.
- كون التقرير طويلا أو قصيرا.
- كون التقرير إعلاميا أو تحليليا.
- كون التقرير رأسيا أو جانبيا.
- كون التقرير داخليا أو خارجيا (الداخلي من موظف للمدير مثلا، والخارجي بيان للجهات المختصة بمراقبة الشركة أو العمل).
- كون التقرير دوريا أو لا.
- كون التقرير وظيفيا أو لا.
كيفية كتابة تقرير
رغم تعدد أنواع التقرير وأشكاله، هناك خطوات أساسية يجب اتباعها لكتابة التقرير، مهما كان نوعه، وتتضمن هذه الخطوات الآتي:
أولا: حدد الشروط المرجعية
بعد قراءة الإرشادات المقدمة لك عن التقرير، عليك أن تفكر عما يدور حوله التقرير، وماذا تحتاج منه، ومن هو الجمهور المستهدف من خلاله، ليساعدك ذلك على كتابة تقرير ناجح.
ثانيا: حدد إجراءات الكتابة
في هذه المرحلة، ينبغي أن تحدد المعلومات التي تحتاج إليها لكتابة التقرير، وإن كنت تحتاج إلى إجراء مقابلات ما لإتمامه، أو تسجيل بيانات معينة، وطريقة الحصول على هذه البيانات.. إلخ.
ثالثا: ابحث عن المعلومات المطلوبة
هنا يجب أن تتأكد أن المعلومة التي تحصل عليها هي معلومة مباشرة وداخل سياق التقرير، وأن تكون موافقة لمعايير تقييم التقرير التي قدمتها لك الجهة المقدم لها التقرير.
رابعا: حدد الهيكل العام للتقرير
قد يختلف الهيكل العام للتقرير وفقا لـ:
- نوع التقرير
- درجة رسميته
- طول التقرير
وبشكل عام يتضمن التقرير بعض العناصر التالية أو جميعها:
بداية التقرير:
- صفحة الغلاف
- المقدمة
- الشروط المرجعية
- الملخص التنفيذي
- فهرس المحتويات
صلب التقرير:
- عرض المعلومات
- خطوات حل المشكلة
- الدراسة والتحليل
خاتمة التقرير:
- النتائج
- التوصيات
- الملاحق
- الخاتمة
- المراجع
ويتضمن كل عنصر من هذه العناصر عناوين فرعية وأجزاء داخلية، ويفضل وضع هذه العناوين الداخلية على هيئة نقاط حتى يسهل فهمها والرجوع إليها.
خامسا: قم بإعداد المسودة الأولية
- بعد تحديد الهيكل العام، قم بكتابة العناوين الرئيسية، وكتابة المعلومات التي جمعتها تحتها
- ومن ثم تقوم بكتابة النتائج والملحقات.
- والنتائج تكون نتيجة وخلاصة قراءاتك ومقابلاتك وبحثك الشامل أثناء جمع المعلومات.
- أما الملحقات فتكون طويلة وثانوية كجداول البيانات التي تشرح المعلومة.
سادسا: حضر الخاتمة بتحليل المعلومات التي قد عثرت عليها
- هنا تترجم كل المعلومات التي حصلت عليها وتحللها وتلخصها.
- وتبين أهمية هذه المعلومات بالنسبة للموضوع الذي يدور حوله التقرير.
- وينبغي أن تحرص على أن لا تضيف معلومة جديدة في الخاتمة.
سابعا: قدم التوصيات
- في هذه المرحلة تقدم التوصيات والحلول التي ترى أنها ستكون مفيدة بشأن الموضوع الذي يتطرق إليه التقرير.
- ويمكن أن تكون هذه التوصيات حلولا أو اقتراحات مستقبلية.
- قد يفيدك أن تعيد قراءة كل ما تم التوصل إليه للوصول إلى التوصيات الأفضل.
- ينبغي أن تكون التوصيات عملية ومنطقية ومتناسبة مع الخاتمة التي تم تقديمها.
ثامنا: قم بإعداد الملخص التنفيذي وفهرس المحتويات وجمع قائمة المراجع
- إن هذه الخطوة تعني أنك قد شارفت على إتمام عملك، وهنا تقوم بإعداد الفهرس والملخص التنفيذي ومراجعتهما جيدا مع نقاط المحتوى، لضمان تصفح سهل للتقرير من قبل الجمهور المستهدف.
- الملخص التنفيذي (Executive Summary) يكون عبارة عن 100 كلمة تقريبا ويخبر فيه كاتب التقرير الجمهور المستهدف موضوعَ التقرير وأهم التوصيات الموجودة به.
- يكون الفهرس والملخص التنفيذي دائما في بداية التقرير، ومع ذلك، لا يمكن لكتابة التقرير كتابتهما إلا في النهاية، لأنهما يعتمدان على محتوى التقرير النهائي.
- قائمة المراجع هي قائمة يكون بها جميع المصادر التي استعنت بها في كتابة التقرير، ويتم ذكرها كتابة، أو بوضع الرابط الإلكتروني الخاص بها.
تاسعا: المراجعة والتدقيق
لقد انتهيت! ويمكنك الآن أن تهتم بالمراجعة العامة والتدقيق، وهنا الخطوة الأخيرة، لكنها خطوة مهمة لضمان الحصول على تقرير ناجح بدون أخطاء، وفي هذه المرحلة تتأكد من عدة أشياء، منها ما يلي:
- توافق التقرير مع المطلوب، وإتمامه للمهمة أو حله المشكلة (يمكنك مراجعة الإرشادات الأولية للتأكد من ذلك).
- وجود كل أجزاء التقرير واستيفائها للشروط والترتيب الصحيح.
- صحة المعلومات المذكورة في التقرير ومنطقيتها.
- التأكد من أنه قد تم توضيح جميع المصطلحات الغريبة والرموز والاختصارات وشرحها.
- التأكد من ترقيم الرسوم البيانية وجدولتها وتوضيحها بشكل يناسب الجمهور المستهدف.
- مراجعة التنسيق العام للتقرير والتأكد من أن الشكل العام مناسب للجمهور، والتحقق من العناوين الرئيسية والفرعية.
- التدقيق الإملائي والتحقق من اللغة ومراجعة التقرير، للتأكد من عدم وجود أي أخطاء إملائية أو نحوية.